Fechar contrato do local de evento

[renan-asantos]

Na issue #8 foi decidido o local de evento pelo Centro de Eventos São Luís. A partir dessa decisão precisamos fechar o contrato de locação.

A proposta de locação está nessa pasta do drive

O período será dividido em:

• Evento principal nos dias 24, 25 e 26/10/2025 das 08:00 as 18:00 horas
• Montagem no dia 23/10/2025 das 07:00 as 19:00 horas
• Desmontagem e devolução do espaço no dia 26/10/2025 após o evento até as 00:00 horas

O valor total da locação ficou em R$202.000

Foi decidida a opção de pagamento 10% na assinatura do contrato e 90% (noventa por cento) pago em duas vezes (o último pagamento deve ocorrer pelo menos 10 dias antes do evento)

[renan-asantos]

A Fabiana, responsável pelo São Luís, solicitou os dados abaixo para gerar o contrato de locação:

• Contrato social ou Estatuto Social
• Cartão CNPJ
• Procuração (se houver)
• RG, CPF e comprovante de residência do representante legal

Pedi para a diretoria da APyB e a Any(presidente da APyB) compartilhou comigo os documentos. Enviei por email para a Fabiana para o contrato de locação.

Ficamos no aguardo do contrato

[renan-asantos]

Preenchido e enviado formulário de cadastro do evento na APyB com meus dados como responsável pelo evento PythonBrasil 2025 (código pybr2025). O formulário está indicado na página de como organizar eventos?

[renan-asantos]

Recebemos hoje por email o contrato de locação do Centro de Eventos São Luís, fiz upload dele no drive.
@cecivieira ainda vou ler o contrato com calma, mas a APyB possui alguém com experiência em revisar contratos caso precisemos de ajuda?

[renan-asantos]

Contrato lido, tiveram apenas algumas questões comentadas abaixo que mandei para a Fabiana (representante do São Luís) para entender melhor.

1. No quadro resumo, tópico 2, a palavra assistente está escrito errado como "asssitente"
2. No quadro resumo, tópico 4, está "Evento: 3 diária (s) - Data: 24 a 26 de outubro de 2025 - Horário: 08:00h às 18:00h"
   É possível esses horários mudarem para um pouco antes começando 7h e terminar um pouco depois às 20h? Isso para ter a disponibilidade de arrumar algo faltante do evento antes das pessoas chegarem e depois do evento para caso atrase algo?
3. Na cláusula sexta paragrafo terceiro diz que não estão inclusas mesas, cadeiras e vários outros serviços, entretanto na proposta estava dizendo que incluía 531 cadeiras de plástico branco e 45 mesas redondas com 1,15 cm de diâmetro. Essas mesas e cadeiras estarão disponíveis caso precisemos usar?
4. As informações que solicitou no último email (representante legal e email) são para a assinatura do contrato da página 9, no campo da associação python brasil, que no caso seria a Anicely?
5. As informações de testemunha (nome completo, CPF e email) são para a assinatura da página 9 também, certo?

---

@anicelysantos @cecivieira tenho algumas dúvidas que gostaria de tirar:

1. Li o contrato e não vi nada errado ou que nos colocasse em risco na realização do evento, mas a APyB teria alguém com experiência em revisar contratos para dar uma segunda checagem?
2. O valor total do local é R$202.000, é necessário o pagamento de um sinal de 10% (R$20.200) na data 30/10 e o resto do pagamento bem próximo ao evento. Esse valor e data do sinal é viável com o caixa existente?
3. A forma de pagamento é por boleto, existe nota fiscal ou algo similar ao locar um espaço?
4. Precisa da assinatura da APyB no final do contrato, seria a Any certo? Além disso, precisa de uma testemunha, posso colocar eu mesmo?

[biancarosa]

Li a proposta e comparando com a desse ano e algumas dificuldades nossas, achei excelente conter o horário de montagem e entrega do salão pós evento.

Tb acho uma boa pedir para ter acesso ao local as 7am e até umas 21h nos outros dias.

Vi que segurança, recepção, portaria não tá incluso - eles tem alguém no prédio que faça isso e contrataremos ou é 100% por nossa conta?

Como é questão de acessibilidade: elevadores, rampas?

Achei excelente não ter venda casada de serviços :)

[renan-asantos]

Li a proposta e comparando com a desse ano e algumas dificuldades nossas, achei excelente conter o horário de montagem e entrega do salão pós evento.

Tb acho uma boa pedir para ter acesso ao local as 7am e até umas 21h nos outros dias.

Vi que segurança, recepção, portaria não tá incluso - eles tem alguém no prédio que faça isso e contrataremos ou é 100% por nossa conta?

Como é questão de acessibilidade: elevadores, rampas?

Achei excelente não ter venda casada de serviços :)

@biancarosa vocês tiveram algum problema com horários de montagem ou entrega?

É por nossa conta segurança, recepção etc. Existem seguranças do local, mas não ficam responsáveis nos locais do evento.

Sobre acessibilidade, em todo o percurso do público não existem outros andares. Em alguns cantos específicos tem uma escada com salinha pequena que pensamos usar de depósito ou sala da org, mas não é do público geral não.

[cecivieira]

1. Li o contrato e não vi nada errado ou que nos colocasse em risco na realização do evento, mas a APyB teria alguém com experiência em revisar contratos para dar uma segunda checagem?

Sim, temos um assessor jurídico, mas há um custo adicional. Verificarei o preço.

2. O valor total do local é R$202.000, é necessário o pagamento de um sinal de 10% (R$20.200) na data 30/10 e o resto do pagamento bem próximo ao evento. Esse valor e data do sinal é viável com o caixa existente?

Sim, esse valor é viável com o caixa existente.

3. A forma de pagamento é por boleto, existe nota fiscal ou algo similar ao locar um espaço?

Sim, o locla deve emitir uma nota fiscla no valor da parcela a ser paga. Nela deve ser informado os dados bancários.

4. Precisa da assinatura da APyB no final do contrato, seria a Any certo? Além disso, precisa de uma testemunha, posso colocar eu mesmo?

Sim, a assinatura deve ser sua e de Any

---

Adicionalmente às perguntas de Bia, eu só tenho a sugestão de correção do e-mail de contato no item I.3.
Reforço a pergunta sobre a cessionária disponibilizar equipe responsável pela infraestrutura do local, por exemplo, se a energia do prédio cair, quem resolve?
Não vi no contrato a citação de serviço de internet. Será necessário contratação de link dedicado?

[renan-asantos]

Sim, temos um assessor jurídico, mas há um custo adicional. Verificarei o preço.
Sim, esse valor é viável com o caixa existente.
Sim, o locla deve emitir uma nota fiscla no valor da parcela a ser paga. Nela deve ser informado os dados bancários.
Sim, a assinatura deve ser sua e de Any

Beleza, muito obrigado @cecivieira!

Adicionalmente às perguntas de Bia, eu só tenho a sugestão de correção do e-mail de contato no item I.3. Reforço a pergunta sobre a cessionária disponibilizar equipe responsável pela infraestrutura do local, por exemplo, se a energia do prédio cair, quem resolve? Não vi no contrato a citação de serviço de internet. Será necessário contratação de link dedicado?

Tem razão, vou mandar pra corrigirem o email de contato sendo o eventos@python.org.br.
Sobre a equipe responsável, existe no contrato dizendo que eles possuem equipe para orientar, supervisionar e fiscalizar as atividades.
No exemplo da energia cair, no contrato diz que a Cedente é responsável pelo fornecimento de energia e agua durante todo o evento e um próximo paragrafo dizendo que "o regular fornecimento de energia e agua está por parte das concessionárias competentes (ENEL/SABESP)". Vou questionar sobre isso no email também e perguntar se existe geradores, pois não vi isso também.
Na parte 2.2 parágrafo terceiro tem dizendo que internet e vários outros serviços ficam de nossa responsabilidade.

[renan-asantos]

Atualizando aqui:

1. Eles não possuem geradores, precisaríamos contratar
2. Enviei os dados faltantes do Representante legal (Any) e Testemunha (eu).
3. Solicitei o “Termo de Vistoria Inicial” (“Anexo I") que é mencionado no tópico II, cláusula segunda, parágrafo primeiro, mas não se encontra no documento.
4. Eu @anadulce e @ericof tivemos uma reunião com o Bruno (advogado que presta serviços para a APyB) para fechar a revisão desse contrato e de outros futuros. Ele sugeriu para fazermos revisões avulsas com ele que seria melhor (para organização e financeiramente) do que fechar um pacote. Por fim, compartilhei com ele o contrato de locação para avaliar e fazer um orçamento de revisão.

[renan-asantos]

Fabiana respondeu que o Termo de Vistoria é um checklist de entrega e devolução do local, realizado pré e pós evento de segunda a sexta.
Comentei sobre possibilidade de fazermos essa vistoria semana que vem